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Reportage 

Une journée avec… une documentaliste de cabinet d’avocats

Parfois assimilé au webmestre, chargé d’études ou veilleur, le documentaliste est un salarié précieux dans le fonctionnement d’une entreprise, en particulier dans les cabinets d’avocats, régulièrement submergés par les flots d’actualités juridiques. Afin d’en comprendre les enjeux, Dalloz actualité s’est invité dans les locaux d’Eversheds, l’un des grands cabinets anglo-saxons d’avocats à Paris, où travaille depuis près d’un an la documentaliste Flavie Verrey.

par A. Coignacle 25 mars 2012

La journée-type

Installée dans son bureau, Flavie Verrey commence ses journées à Eversheds par le tri de la pile du courrier quotidien (revues, factures, publicité, etc.) avant de procéder au « bulletinage », sorte de carnet de recensement de la documentation reçue. Tous ces documents seront ensuite classés, archivés ou répartis au sein des services destinataires. Les sommaires des revues seront également photocopiés et transmis aux membres du cabinet. Un travail similaire est effectué pour toute la documentation en ligne : lecture du Journal officiel, newsletters, flashs d’information, fils RSS de blogs ou d’institutions juridiques, etc. La documentaliste se charge de tout trier par thématique pour réaliser sa lettre d’« actualité juridique quotidienne » à destination des différents avocats du cabinet et selon les spécialités de chacun. Elle prend soin d’alléger les contenus du superflu afin de pointer les informations essentielles à chacun. Parallèlement, et tout au long de la journée, elle répond aux demandes particulières, gère les factures, range la bibliothèque, poursuit son travail de veille et ses projets en cours en liaison avec les bureaux avec le siège du cabinet, en Angleterre.

Un cadre de travail confortable
C’est au quatrième étage d’un bâtiment moderne du plein cœur de la capitale que Flavie Verrey passe sa semaine de travail. Sa fenêtre donne directement sur la tour Eiffel tandis que son bureau s’ouvre sur une bibliothèque d’environ 60 m², où les ouvrages sont répertoriés dans des classeurs de couleurs. Les étagères, quant à elles, correspondent chacune à une spécialité juridique puisque le cabinet compte cinq grands départements parmi lesquels l’arbitrage international, le corporate, ou le droit social. Cent dix personnes travaillent entre ces murs, dont soixante-dix-sept avocats et quatorze associés. L’entité française constitue d’ailleurs l’un des quarante-six bureaux, à travers le monde, du cabinet d’avocats international Eversheds. Rien d’étonnant, dès lors, à ce que la jeune femme bénéficie de conditions de travail que beaucoup de confrères pourraient lui envier. « En cabinet d’avocat, le turn-over est important et les documentalistes se connaissent », confie-t-elle. « C’est un petit monde », conclut-elle. De fait, les structures de cette taille sont peu nombreuses et la plupart des cabinets d’avocats se dispensent du poste de documentaliste, faute de budget suffisant.
Salariée du cabinet depuis avril 2011, Flavie a vite pris ses marques, bénéficiant d’une importante liberté d’initiatives. Un stagiaire a ainsi été recruté sur sa demande, afin de la seconder quelques mois dans la réorganisation de la bibliothèque et du local d’archives, au sous-sol, notamment pour cataloguer et trier des ouvrages. La direction l’a également autorisée à faire ponctuellement appel à un second « agent classeur » : free-lance en charge de la mise à jour de la documentation. Un soutien qui lui permet de se concentrer sur ses missions quotidiennes.

La gestion des besoins
Le documentaliste s’avère rapidement très utile au sein d’un cabinet. Il facilite en effet pour les avocats l’accès aux informations les plus pointues, pertinentes ou récentes qui leur permettront de résoudre certains problèmes juridiques. Flavie Verrey se rappelle avoir joué un rôle non négligeable dans certains dossiers, en particulier lorsqu’elle travaillait pour un cabinet de conseil en propriété industrielle : « Nous avons gagné quelques affaires sur lesquelles je savais que mon travail, la jurisprudence que j’avais réussi à trouver, avait eu une incidence directe ». Très souvent, la documentaliste se déplace au sein du cabinet, à tous les étages, afin de recenser les derniers besoins des membres du cabinet, consciente que ces derniers ne pensent pas systématiquement à faire appel à...

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