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Coronavirus : un décret sur les organes de fonctionnement des groupements de droit privé

Un décret du 10 avril 2020 vient préciser les conditions d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

par Xavier Delpechle 15 avril 2020

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (JO 26 mars) adapte les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des groupements de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement. Son décret d’application, en date du 10 avril 2020, vient d’être publié. Il est applicable, pour l’essentiel, à compter du 12 mars 2020 aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 31 juillet 2020.

Groupements de droit privé. Le premier chapitre (art. 1er à 4) comporte des dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé. Ces dispositions sont applicables aux personnes et entités mentionnées à l’article 1er de l’ordonnance du 25 mars 2020 : sociétés civiles et commerciales, association, etc. (art. 1er).

L’article 4 de l’ordonnance autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres n’assistent à la séance, en d’autres termes à huis clos. Le texte ajoute que la décision de faire application de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, qui peut déléguer sa compétence à cet effet au représentant légal du groupement. Le décret du 10 avril 2020, en son article 2, précise que les conditions que la délégation doit satisfaire : elle doit être est établie par écrit (quel qu’en soit le support, papier ou électronique notamment, énonce la notice qui accompagne la publication du décret au Journal officiel) et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

Le décret prend ensuite en considération deux modalités d’exercice du droit de vote et de participation à l’assemblée : le vote par correspondance et la participation l’intermédiaire d’un représentant (art. 3). Il précise que, sous réserve que les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission prévoient l’un ou l’autre de ces modes de participation et qu’aucune clause des statuts ne les exclut le cas échéant, et à condition que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, est prévue la possibilité d’adresser les instructions de vote dans le cadre du vote par correspondance, ainsi que les mandats, par voie de message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

Enfin, le décret, en son article 4, adapte le contenu du procès-verbal de l’assemblée à l’hypothèse où celle-ci ne se déroule pas « physiquement ». Ce procès-verbal doit préciser qu’il est fait application des articles 4, 5 ou 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020 et mentionner la mesure administrative choisie : déroulement à huis clos (art. 4), visioconférence ou autre moyen de télécommunication (art. 5) ou consultation écrite (art. 6).

Sociétés commerciales. Le deuxième chapitre du décret du 10 avril 2020 contient des dispositions applicables à certaines sociétés commerciales. L’article 5 concerne la SARL et certaines sociétés par actions, celles visées à l’article R. 225-61 du code de commerce, à savoir les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions dont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication et qui, comme ce texte les y oblige, ont aménagé un site exclusivement consacré à ces fins. Ne sont pas concernées, en revanche, les sociétés par actions simplifiées. Afin de faciliter leur tenue dans le contexte de l’épidémie de covid-19, le décret précise que dans les assemblées des associés des SARL, les assemblées d’actionnaires et celles de porteurs de certains types de valeurs mobilières (obligations, titres participatifs et valeurs mobilières donnant accès au capital) est ouverte la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet. C’est l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe qui prend cette décision (art. 5).

L’article 6 s’applique aux sociétés anonymes et aux commandites par actions. Il concerne l’exercice des mandats (autres que les mandats sans désignation de mandataire) dans les assemblées générales d’actionnaires (sur les personnes pouvant être désignées mandataire, v. C. com., art. L. 225-106, I). Il précise que les mandats avec indication de mandataire, y compris ceux donnés par voie électronique, peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’assemblée générale. Il ajoute que le mandataire adresse ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose, à la société ou à l’intermédiaire habilité par elle, par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société ou l’intermédiaire, sous la forme du formulaire de vote par correspondance prévu à l’article R. 225-76 du code de commerce, au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée.

L’article 7 du décret s’applique aux mêmes sociétés et concerne le choix par les actionnaires de leur mode de participation à l’assemblée générale. Il précise que, par dérogation à l’article R. 225-85, III, du code de commerce (texte qui prévoit que lorsque l’actionnaire a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation, il ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’assemblée, sauf disposition contraire des statuts) et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation peut choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec les dispositions réglementaires normalement applicables (à savoir les art. R. 225-77 et R. 225-80 c. com.), telles qu’aménagées par l’article 6 du décret du 10 avril 2020. En d’autres termes, ce choix doit être exprimé au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée. Si ce choix est exprimé dans les délais requis, « les précédentes instructions reçues sont alors révoquées ».

Quant à l’article 8 du décret, il a trait à deux aspects particuliers de l’assemblée générale des actionnaires lorsque celle-ci se tient sans que ces derniers n’y assistent physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, conformément à l’article 4, alinéa 1er, de l’ordonnance du 25 mars 2020. S’agissant tout d’abord de la présidence de cette assemblée (et celle de porteurs de certificats d’investissement, c’est-à-dire de titre de capital sans droit de vote, mais cette catégorie est en désuétude depuis l’ord. n° 2004-604 du 24 juin 2004 portant réforme du régime des valeurs mobilières émises par les sociétés commerciales), si elle ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux. En ce qui concerne ensuite la convocation de cette même assemblée (ainsi que celle de porteurs d’obligations, de titres participatifs et de valeurs mobilières donnant accès au capital), il est précisé que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée – c’est-à-dire en principe le conseil d’administration ou le directoire selon le cas – ou son délégataire désigne deux scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires. Il est précisé que les membres des assemblées doivent être informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées pour présider l’assemblée ou pour la convoquer.

Droit des assurances. Le décret du 10 avril 2020, en son chapitre III, adapte certaines dispositions réglementaires du code des assurances relatives aux assemblées et organes collégiaux d’administration, de gouvernance ou de direction de groupements régis par le code des assurances. Ainsi, par dérogation à l’article R. 141-3 du code des assurances, le président du conseil d’administration d’une association souscriptrice de contrats d’assurance de groupe sur la vie ou de capitalisation peut décider que le vote par correspondance ou que le vote électronique est possible, sous réserve que les modalités qu’il fixe à cet effet permettent de respecter le secret du vote et la sincérité du scrutin (art. 8). De même, par dérogation à l’article R. 322-58 du code des assurances et sur décision du conseil d’administration, du directoire ou du conseil de surveillance, les sociétaires et les délégués des sociétés d’assurance mutuelles peuvent voter par correspondance ou par procuration. Le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance peut également décider que : 1° la limite du nombre de pouvoirs susceptibles d’être confiés à un même mandataire peut être portée à dix (le maximum étant de cinq en temps normal) ; 2° le vote électronique est possible sous réserve que les modalités qu’il fixe à cet effet permettent de respecter le secret du vote et la sincérité du scrutin (art. 9).

 

Commentaires

Très bon article complet et clair.

malgré tout je ne trouve pas -si elle existe- l'obligation de mentionner son nom lors de l'envoi du bulletin de vote.( par la poste ou par Internet)

Si tel est bien le cas, n'y a t-il pas une exception à la règle du secret du vote.

Amicalement

Chardane

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