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Le droit en débats

Le syndic, le conseil syndical et le vote par correspondance

Par David Rodrigues le 02 Mars 2021

C’est une étrange ironie de constater que le vote par correspondance, qui est loin de faire l’unanimité et demeure très clivant dans le petit monde de la copropriété, a encore de beaux jours devant lui. Censé n’être qu’un mode supplétif d’expression et de participation aux assemblées générales, il en constitue aujourd’hui la norme, ou presque. Et la situation risque de perdurer encore un certain temps. En effet, l’ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021 vient proroger certaines dispositions dérogatoires définies par l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.

Devant l’impossibilité d’organiser les assemblées générales annuelles en raison de la crise sanitaire, les pouvoirs publics ont dû aller vite. Et s’il est d’usage de ne pas confondre célérité et précipitation, on ne saurait, compte tenu de la situation, leur tenir rigueur des imperfections des textes dès lors qu’elles sont rectifiées. À titre d’exemple, on se souvient que l’ordonnance du 25 mars 2020 prévoyait, lors de sa publication, un renouvellement (sic) du contrat de syndic lorsque celui-ci avait pris fin entre le 12 mars et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire. Mesure indispensable pour éviter que des milliers de copropriétés ne se retrouvent sans gestionnaire. À ceci près que le texte ne mentionnait nullement le mandat des conseillers syndicaux. Oubli qui fut rectifié un mois plus tard par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020. Ce n’est que si les imperfections demeurent et ne sont pas corrigées malgré les textes successifs que la situation peut devenir problématique. Et l’ordonnance du 10 février 2021 en est un bon exemple.

Le report des assemblées générales en présentiel

Ainsi est prolongée sine die la faculté pour le syndic de décider unilatéralement des modalités d’organisation de l’assemblée générale, et notamment d’imposer le recours à la visioconférence ou l’utilisation exclusive du vote par correspondance. Cette mesure, qui devait prendre fin au 31 janvier 2021, a vu sa date d’échéance repoussée une première fois au 1er avril avant d’être reportée à nouveau, cette fois à l’expiration d’un délai d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. Les pouvoirs publics sont ainsi passés d’une date calendaire à une date glissante, indéterminée. Une façon de faire durer le provisoire… La loi n° 2021-160 du 15 février 2021 a prolongé l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 1er juin, de sorte que les mesures dérogatoires concernant l’organisation des assemblées générales devraient prendre fin au 1er juillet, sous réserve que cette date ne soit pas modifiée à nouveau.

Le conseil syndical toujours non consulté

S’il ne s’agit en aucun cas de revenir sur la nécessité de ces mesures au regard de la situation actuelle et de l’impossibilité de se réunir, force est de constater qu’elles peuvent entraîner des résultats fâcheux. Leur principal écueil est de faire du syndic le seul décisionnaire des modalités d’organisation de l’assemblée générale. Le fait de ne pas avoir prévu la saisine du conseil syndical sur cette question, alors même que sa consultation est obligatoire pour la détermination de l’ordre du jour et la fixation du montant du budget prévisionnel est absolument incompréhensible. Si la plupart des syndics jouent le jeu, cela n’est malheureusement pas toujours le cas et certains conseillers syndicaux ont la désagréable surprise d’être mis devant le fait accompli, le vote par correspondance leur étant purement et simplement imposé sans recherche de solutions alternatives. Or c’est aller un peu vite et oublier la lettre même des textes.

L’automaticité (contestable) du vote par correspondance et ses conséquences

Aux termes de l’article 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020, lorsque le syndic décide de ne pas organiser de réunion physique de l’assemblée générale, les copropriétaires y participent « par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ». Et ce même article de poursuivre : « lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance ». Le recours au vote par correspondance n’est donc pas automatique et ne se fait que lorsque la visioconférence ne peut être utilisée. Or nombreux sont les professionnels qui ont oublié cet aspect subsidiaire du vote par correspondance pour l’imposer d’office, sans s’interroger sur la faisabilité ou non d’une participation à distance, davantage propice aux débats. Sur ce point, on pourrait s’interroger sur la validité d’une assemblée générale se tenant exclusivement par correspondance dès lors que le syndic n’apporte pas la preuve que tout autre moyen d’organisation à distance est impossible.

Bien sûr, la visioconférence n’est nullement adaptée à certaines copropriétés, notamment les grands ensembles immobiliers de plusieurs centaines de lots. De même, la faible maîtrise de l’informatique par certains copropriétaires peut légitimement constituer un obstacle sur la faisabilité d’une assemblée générale dématérialisée. Cependant, le développement des outils numériques à la suite de la crise sanitaire et la démocratisation des logiciels de réunions à distance permettent aisément, et à moindre coût, aux petites copropriétés de débattre ainsi. Il appartient donc au syndic de prouver que le recours à la visioconférence n’est pas possible, ce qui ne se fait jamais dans la pratique.

Mais ce n’est pas le vote par correspondance lui-même qui est problématique, mais les conséquences qui en découlent. Du fait des dispositions de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, la rédaction des différentes résolutions est totalement figée, les copropriétaires ne pouvant en modifier la lettre sous peine d’être assimilés à des défaillants et de voir ainsi leurs votes écartés.

De plus, par oubli ou méconnaissance, il n’est pas toujours procédé à l’affichage dans les parties communes de la date de la prochaine assemblée générale et de la possibilité offerte aux copropriétaires de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. L’article 9 du décret du 17 mars 1967 précisant que cette formalité n’est pas prescrite à peine de nullité de l’assemblée, on comprend le peu de cas que font certains syndics de cette disposition.

En conséquence, l’absence de consultation du conseil syndical conjuguée au défaut d’information des copropriétaires sur le contenu de l’ordre du jour font du syndic le seul « maître à bord », celui-ci pouvant notamment fixer librement et sans qu’on lui oppose la moindre objection les conditions contractuelles qu’il désire. Cela se voit ainsi chez certains qui n’hésitent pas à imposer un mandat d’une durée de trois ans par exemple.

On ne saurait peindre toutefois un tableau exclusivement négatif. De nombreux professionnels collaborent avec le conseil syndical et/ou organisent des réunions dématérialisées informelles avec les copropriétaires en vue de débattre sur les différents points inscrits à l’ordre du jour, leur permettant ainsi de renseigner le formulaire de vote par correspondance en toute connaissance de cause.

Malgré cela, le fait pour l’ordonnance du 10 février 2021 de ne procéder qu’à un simple changement de date au lieu de revoir l’équilibre des mesures instaurées consacre encore davantage la mainmise du syndic sur l’ordre du jour et, par ricochet, risque d’entraîner un désintérêt des copropriétaires pour la gestion de leur immeuble. De plus, la fin de l’état d’urgence sanitaire constitue une inconnue. Et, bien que fixée au 1er juin, il ne serait guère surprenant que cette échéance soit à nouveau reportée, de sorte que des copropriétés pourraient subir deux assemblées générales consécutives se tenant exclusivement par correspondance. Une telle situation ne serait pas sans avoir de conséquences sur la bonne gestion de ces immeubles eu égard au faible taux de participation des copropriétaires.

Une réforme à prévoir

D’aucuns diront que la marge de manœuvre des pouvoirs publics était extrêmement faible et que seule la modification de la date d’échéance demeurait possible. L’article 10 de la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire permet au gouvernement de prendre par ordonnance « toute mesure relevant du domaine de la loi en vue de prolonger ou de rétablir l’application des dispositions prises, le cas échéant modifiées, par voie d’ordonnance et à procéder aux modifications nécessaires à leur prolongation, à leur rétablissement ou à leur adaptation […] ». Le texte prévoyant la possibilité, aux côtés de leur simple prolongation, d’adapter les mesures prises par ordonnance, peut-être y avait-il moyen ici de modifier légèrement certaines dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020. Mais, si la situation devait perdurer, il faudrait alors absolument revoir les modalités d’organisation des assemblées générales au risque sinon de perdre les copropriétaires.

Commentaires

Merci Monsieur pour ce commentaire qui rejoint mes propres réflexions, en tant que copropriétaire d'une résidence horizontale de 440 lots et nouvellement héritier d'un lot en petite copropriété parisienne.

Une autre interrogation que je me pose, concernant les dates limites fixées par ces syndics, dont la pratique semble assez unanime : celle de prévoir une date de réunion physique, de prévoir immédiatement le seul vote par correspondance (et non par visioconférence), et de fixer la date de retour des votes 3 jours francs avant la réunion physique qui reste purement théorique.

Cette règle est très compréhensive en cas de procédures parallèles, physique et par correspondance, beaucoup moins et sujette à l'incompréhension de nombres de copropriétaires qui confondent les deux dates mentionnées dans les convocations... entrainant une absence de quorum et des votes non pris en comptes, malgré la bonne volonté des participants (et souvent, il n'y en a déjà pas assez, donc cela conduit à terme à décourager les autres).

Se pose également la question du pointage des réponses, il semble que de nombreux courriers ou courriels se perdent.... et le scrutateur est souvent le seul syndic. Et malgré les plaintes des copropriétaires concernés, le syndic confirme le premier résultat. D'autant plus si son mandat était mis au vote...

Enfin, concernant le résultat définitif des votes, alors que dans le cadre d'une assemblée en présentiel, il est d'usage de faire voter les contres, puis les abstentionnistes, les pour étant tous les autres présents ou représentés, dans le cas d'un vote par correspondance, comme vous l'avez d'ailleurs signalé, tous les votes qui ne sont pas expressément et uniquement "pour" sont considérés comme "contre", ce qui conduit à de nombreuses votes négatifs et donc à un certain immobilisme de fonctionnement des copropriétés...

Le vote par correspondance a donc encore une très grande marge de progrès, à commencer par la formation des syndics aux principes démocratiques généraux qui doivent prévaloir dans les copropriétés.

En vous remerciant encore,
Laurent

Cher Laurent S. il faut surtout éduquer les copropriétaires !

Bonjour un cas particulier SVP
Lors de l' AG prévue au printemps 2020 repoussée au 16 Novembre prenaient fin les mandats de syndic ET de conseil syndical.
Le vote par correspondance au 16 Novembre 2020 n'a proposé qu'un contrat de syndic. En l'absence d'appel à candidature et de vote à ce sujet, au 31 janvier 2021 avons nous un conseil syndical ou non?

"Le vote par correspondance a donc encore une très grande marge de progrès, à commencer par la formation des syndics aux principes démocratiques généraux qui doivent prévaloir dans les copropriétés"...et du respect des lois, au lieu d'abuser les conseils syndicaux qui ont aussi besoin de formation neutre.

Bien cordialement

Bonjour
Après lectures de votre document sur les votes par correspondances, une question concernant ces votes.
Le document de vote comprend un nombre de page comportant les résolutions. Dans le cas ou je remplis la page de garde et que je la signe, les autres pages comportant les résolutions et mon vote, doivent elles comporter ma signature et mon nom?
Dans le cas ou une page que j'ai remplis avec mes choix et que je ne l'ai pas signée ou pas indiqué mon, cette page est elle valable pour le vote des résolutions concernées ou doit elle être considérée comme nul.
Merci pour votre réponse

Cordialement

Bonjour,

Information primordiale: Comment doit se passer le dépouillement des votes par correspondance lorsque l'AG n'a pas lieu en présentiel? Qui doit dépouiller?
Le syndic répond qu'une personne de chez eux le fera seul, ce qui paraît aberrant !!! Comment peut-on être certain que les votes seront comptabilisés correctement alors que nous avons énormément de problèmes avec notre syndic qui exerce une pression énorme sur les copropriétaires et n'est pas du tout ouvert au dialogue. De plus la présidente du conseil syndical, un tyran, est complètement d'accord avec eux et ne tient compte d'aucun avis qui ne va pas dans son sens, membres du CS ou autres copropriétaires. Nous avons lu dans un article sur le net qu'il faut un scrutateur pour contrôler et qui n'est pas le président de séance, en l'occurrence, la présidente du CS, mais qui peut être un membre du CS ou un autre copropriétaire. Pouvez-vous m'aider à y voir plus clair? Je ne trouve pas de loi confirmant cela.
Merci pour votre attention.
Cordialement. Sylvie.

Ma question concerne l'appel à candidature pour l'élection des membres du CS dans le cas de cette procédure de vote par correspondance. Dans la convocation que je viens de recevoir le syndic a d'autorité inscrit les noms des membres actuels sans avoir recueilli leur accord ni sans avoir sollicité d'autres candidatures. Est-ce que cela peut remettre en cause la validité de ces désignations voire de celle de toute l'assemblée?

Merci

MA REPONSE SUR LES DEUX DERNIERS COMMENTAIRES :
à Mme Saintecatherine, j'indique qu'il incombe au Président de séance et aux scrutateurs présents lors de l'AG de contrôler le dépouillement en se faisant communiquer avant ou au pire pendant ou après l'assemblée les résultats des votes par correspondance. Ils doivent aussi contrôler la feuille de présence en la pointant case par case. Enfin, le Président de séance à qui incombe de signer le PV et le contrat de syndic, et les scrutateurs doivent relire le procès-verbal de séance et y apporter des réserves ou commentaires en cas d'anomalies afin de permettre le cas échéant au tribunal judiciaire de statuer sur les contestations. Si le conseil syndical remplit son office, on limite les inconvénients du vote par correspondance qui sont hélas manifestes.
à CYPRIEN, j'indique que les candidatures au conseil syndical posent un problème très sérieux ; en effet il est impossible de prévoir des candidatures "spontanées" en l'absence des copropriétaires et aucune démarche du syndic pour susciter les candidatures n'est prévue par les textes. Il peut donc y avoir tentation du syndic de mentionner à l'ordre du jour et d'office la reconduction des membres sortants. ce qui est doublement irrégulier ; en effet le vote groupé des membres du C.S. est condamné par la jurisprudence, et la non consultation des membres sortants pour se voir renouvelés semble indispensable. Néanmoins ceux qui n'auraient pas donné un accord exprès ont la faculté de démissionner (au risque de réduire à néant l'institution du C.S.). Tout cela n'a pas été assez réfléchi par l'exécutif auteurs des décrets correpondants !

Bonjour,
Nous avons une AG le 18/06/2021 par correspondance dont une des résolutions est le renouvellement ou non du syndic actuel.
Notre CS a récupéré 39 votes sur 63 lots.
Comment peut-on faire parvenir ces 39 votes au syndic afin qu'il ne puisse y avoir aucune contestation possible.
Par mail de la boite du CS ? Les 39 en une seule fois ou un par un
Peut-on porter les originaux directement au syndic contre une feuille d'émargement sur laquelle sera listée chaque nom des 39 votant ?
Ou bien, faut-il envoyer en LRAR ? Tous les votes en un seul envoi ou bien 39 LRAR ?
Merci pour votre réponse.

Bonjour,
un petite question : j'ai eu dans ma coprop une ag par correspondance.
Certains copro n'ont pas voté à certaines questions / résolutions et sur le document de vote par correspondanc,e il est noté que si n'avez pas répondu à toutes les questions votre vote sera nul.
Le vote sera nul sur l'ensemble des questions ou seulement sur cette question ?
peut on me répondre, ce dont je vous remercie par avance

Bonjour Me,
Merci pour cet article très utile. Concernant le vote des resolutions en cas de vote par correspondence, je souhaiterais savoir si, en cas de rejet de resolution, le nom des copropriétaires votant "contre" ou "abstention" doit toujours être expressément mentionné. Lors d'une AG en presentiel, il est tjs possible de verifier les votes, la si les noms de votants ne sont pas indiques, comment savoir s'il n'y a pas eu d'irrégularités. Et quid des recours si le vote "secret" est interdit ? D'avance merci pour vos éclaircissements.

Encore deux questions supplémentaires des copropriétaires qui démontrent l'absence de compréhension du vote par correspondance ;
non seulement ce mécanisme est inadapté aux assemblées générales, mais encore il s'avère nuisible aux intérêts des protagonistes. Un échec flagrant dont il faudra tirer les conséquences rapidement.

Bonjour,

Sous quel délai les votes par correspondance doivent ils être dépouillés ?
Existe t’il un texte ou une réglementation sur ce point ?

D’avance merci pour votre réponse

Mathieu

Bonjour,
Ringardes ces réunions de copropriété, perte de temps, et du grand n'importe quoi ces AG en vidéo conférence ! Moi je suis pour qu'on arrête tout ça! Vous croyez qu'on a envie de se fréquenter entre voisins ou coproprio? Qu'on a envie de voir la binette des autres et que les autres veulent qu'on voit leur binette? Et qu'on a du temps à perdre avec les autres soucis que nous apporte notre société à notre époque? Moi je mets à l'aise:je dis aux coproprios: si vous ne venez pas vous avez raison ! Pas de problème l'immeuble sera aussi bien géré de toutes façons. Si j'ai quelque chose à dire j'envoie un courrier ou un mail et les coproprios font pareils pour moi et entre =-eux s'ils le veulent. Voilà c'est dit! "Tout par correspondance" est ma devise.

Armelle, on gagnerait visiblement à fréquenter des personnes comme vous

Membre d'un collectif de copropriétaires exaspérés par une gestion très opaque et un fort soupçon de collusion Syndic/CS, je souhaiterais savoir si 2 copropriétaires externes au CS peuvent exiger d'être présents à l'AG en présentiel réservée exclusivement au CS avec ses pouvoirs. Pouvons-nous l'exiger auprès du Syndic ? Dans quelles conditions ? On nous a imposé un vote par correspondance pour l'ensemble des copropriétaires exception faite des membres du CS 3 jours plus tard. Est-il légal de n'avoir pas été prévenu en amont de la date prévisionnelle de l'AG notamment par le CS. A noter que nous n'avons pas non plus de rapport du CS bien que mentionné dans la convocation.... Ce qui alimente légitimement de gros soupçons, le CS REFUSANT CATEGORIQUEMENT DE DONNER UN MOYEN DE LE JOINDRE (pas de téléphone, pas d'adresse mail, interdiction d'une adresse mail dédiée au CS faite à des membres élus en 2019 et révoqués car trop curieux sur les dossiers...) Merci par avance.

1) le dépouillement du vote, exclusivement par correspondance, doit-il intervenir le jour-même de l'AG indiqué sur la convocation?
2) le président du CS a été nommé d'office par le syndic en tant que Président de l'AG; un autre conseiller peut-il demander, à titre de scrutateur, à participer au dépouillement?

Bonjour,
Nous avons eu notre ag fin juin totalement en vote par correspondance.
Le président de séance a pu par chance récupérer tous les bulletins pour vérification. Le syndic n'a pas été renouveler et fait exprès de tarder à modifier le pv d'ag (certainement dans le but de faire annuler cette ag mais là n'est pas la question).
Le syndic refuse de prendre un bulletin entier en considération car sur un vote d'une des résolutions, le copropriétaire a fait un commentaire. Son vote est très clair, il a voté contre et a indiqué pourquoi, comme il aurait pu le faire normalement.
Le président de séance souhaite que ce bulletin soit pris en compte dans son intégralité.
Qui décide?
Et dans le cas où ce serait le président de séance, sur quel texte peut-on se baser pour répondre au syndic?
Merci pour votre aide car cela changerait une résolution.

Bonjour, j'ai une question sur le vote par correspondance.
Nous avons eu l'AG le 30 juillet, j'ai voté par correspondance le 13 juillet (avec accuser de réception), notre syndic m'a comptabilisé comme absent et non représenté et ne veut pas changer sa décision, quel est mon recours, merci de votre réponse, bien cordialement

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